「あ、届出の期限すぎてる・・！？」
どんなお仕事でも、結構そんなことがあります（悲しいことですが・・）。
障害福祉のお仕事でも、スタッフの退職や配置換え、事業所の住所変更など、忙しくしていると
「ついうっかり！」
届出が漏れてしまうことは珍しくありません。
障害福祉サービスのルールでは「変更があった日から10日以内」に書類を提出することが義務付けられています。
やってしまった・・！と思った時、多くの経営者が
「指定を取り消されるのではないか」
「もう受け付けてもらえないのではないか」
と心配されることと思います。
しかし、まずは落ち着きましょう。
期限を過ぎてしまったからといって、即座に事業所が閉鎖されるようなことはありません。
それでは、10日を過ぎてしまったら何をすべきか、どうなるのか・・！？ということについて、今日は見ていくことにします。
それではどうぞ！
障害福祉サービスの変更届「10日過ぎた」…まず何をすべきか？
パニックにならず、まずは管轄自治体へ電話連絡を
期限を過ぎたことに気づいたら、最初に行うべきは
「役所の窓口（指定権者）への正直な報告」
です。
「隠していた」と思われるのが一番さけたいケースです。
盛岡市の場合は、障がい福祉課へ連絡をします。
（参考連絡先）盛岡市保健福祉部障がい福祉課（019-613-8296）
まずは電話で
「〇〇の変更届の提出が遅れてしまいました。今から準備して提出したいのですが、どうすればよいでしょうか？」
と担当者に伝えます。
多くの場合、
「では、すぐに書類を揃えて、遅延理由書を添えて提出してください」
などと指示される場合もあります。
怒鳴られたり、その場で罰則を科されたりすることはまずありません。
むしろ、放置して実地指導（運営指導）で発覚する方が、悪質とみなされ指導が厳しくなるため、自ら進んで報告することが最大の防御にもなります。
期限を過ぎても「受理されない」ことは原則ありません
「10日を過ぎたら書類を受け取ってもらえない」と思われている方も多いですが、そんなことはありません。
期限を過ぎた届出であっても、行政は「遅延」として受理します。
ただし、一点だけ注意が必要です。
それは「加算（処遇改善加算など）」の届出です。
これらは「毎月15日までの届出で翌月から算定」という別のルールが厳格に運用されているためです。
そのため、1日でも遅れると加算の受け取りが丸々1ヶ月遅れてしまう可能性があります。
事務的な「変更届」に関しては、過ぎてしまった時間は戻せませんが、「今すぐ出す」という姿勢を示すことで、影響を最小限に食い止めることができます。
「どうしよう～・・」
と悩んでいる間に時間はさらに過ぎていきます。
まずは深呼吸をして、現在の状況を役所に伝え、次のアクションを確認しましょう。
参考【盛岡市】障害福祉サービス／グループホーム 届出期限のまとめ表
| 届出の種類 | 提出期限 |
|---|---|
| 変更届 | 変更から10日以内 |
| 指定申請 | 指定希望日の1カ月半前まで |
| 廃止・休止届 | 廃止・休止の1カ月前まで |
| 情報公表の報告 | 指定から1カ月以内 |
| 加算の届出 | 算定開始の前月15日まで |
期限を過ぎて提出する際に必要な「遅延理由書」とは？
「遅れてしまった・・！」
と、対応を問い合わせると、「遅延理由書（ちえんりゆうしょ）を付けてください」と言われるかもしれません。
「理由書なんて、なんて書けばいいんだろう～！？」
と身構えてしまう方も多いかもしれないですが、実のところ、決まった形式（フォーマット）がない自治体が多いのです。
ですので、ポイントを押さえつつ、作成することにします。
遅延理由書に書くべき内容とポイント
遅延理由書は、いわば「遅れたことへのお詫びと、今後は気をつけますという誓約」を記した公的な反省文です。
盛り込むべき内容は、主に以下の4点です。
- いつの変更が、なぜ遅れたのか（事実関係）
- なぜ遅延してしまったのか（具体的な理由）
- 今後はどう改善するのか（再発防止策）
- 反省の意（お詫び）
「正当な理由」の例
理由といっても、難しく考える必要はありません。
嘘をつくのが一番良くないので、誠実に状況を説明します。
- 「事務担当者の交代時期と重なり、引き継ぎに不備があったため」
- 「関係書類（資格証など）の取り寄せに予想以上の時間を要したため」
- 「制度改正に伴う新ルールの確認に時間を要し、失念してしまったため」
基本的には「意図的に隠していたわけではなく、事務的な過失である」というニュアンスが伝わればOKです。
【書式例】遅延理由書のテンプレート的書き方
白紙から作るのは大変ですので、以下の構成を参考にしてください。
遅延理由書
令和〇年〇月〇日 （宛先：〇〇市長 殿）
（届出者：事業所名・代表者名・印）
この度、令和〇年〇月〇日付で行った「〇〇（人員配置等）」の変更届について、提出期限である10日を経過いたしましたことを深くお詫び申し上げます。
【遅延の理由】 担当者の急な離職に伴い、事務手続きの引き継ぎが不十分であったため、届出の必要性の認識が漏れておりました。
【今後の対策】 今後は、変更が発生した際には即座にチェックリストを用いて期限を確認し、管理者と事務担当者が二重でスケジュール管理を行うことで、再発防止に努めて参ります。
以上、何卒ご受理くださいますようお願い申し上げます。
遅延理由書は、一度出せば受理はされます。
しかし、同じ理由で何度も提出していると「運営能力が低い」とみなされ、実地指導のターゲットになりやすくなるのも事実です。
「また遅延理由書を書くのは嫌だな…」と感じたら、それは事務作業が限界にきているサインかもしれません。
ここで、一度「提出が遅れた場合のリスク」についても見てみることにします。
提出が遅れた場合に想定される3つのリスク
「遅延理由書を出せば受理される」と聞いて少し安心されたかもしれませんが、一方で「遅れてもいいや」と軽く考えるのは禁物です。
期限を守れなかったことで、後から経営に効いてくるリスクについても知っておきましょう。
1. 実地指導（運営指導）での指摘対象になる可能性
役所のデータベースには、届出が受理された日付が記録されます。「この事業所はいつも提出が遅いな」という記録が積み重なると、行政からの信頼を失います。
その結果、数年に一度行われる実地指導（運営指導）の際に、重点的にチェックされる可能性が高まります。
「事務管理がずさんである」というレッテルを貼られると、他の帳票類も疑いの目で見られることにも。
結果として、別の不備まで掘り起こされてしまうという事になりかねません。
2. 処遇改善加算などの「算定開始日」が遅れる
これが経営上、最もダイレクトに響くダメージです。
通常の変更届（住所や代表者の変更など）は「事後10日以内」ですが、お金に関わる「加算の届出」は「前月の15日まで（または前月末まで）」という事前申請が基本です。
もしスタッフの配置変更に伴う加算の届出を1日でも忘れてしまうと、
「本当は今月から高い単価で請求できたはずなのに、届出が遅れたせいで来月分からしか受け取れない」
という事態になります。
決して少なくはない売上を逃すこともあり、うっかりミスでは済まされない損失になり得ます。
3. 悪質な場合は「指定取消」や「業務停止」の可能性も
たった一度、数日遅れただけで指定が取り消されることはまずありません。
しかし、以下のようなケースは非常に危険です。
- 役所からの催促を無視し続ける
- 実務経験がないのに「ある」と嘘をついて変更届を出し、後から発覚する
- 「10日ルール」を破るのが常習化しており、改善の兆しがない
最悪の場合、「虚偽の届出」や「運営能力の欠如」とみなされ、行政処分（業務停止や指定取消）に発展する恐れもあります。これは、事業所が長年築き上げてきた信用を一瞬で失うことになります。
社長の仕事は「書類書き」ではありません
経営者にとって、現場のマネジメント、採用、資金繰りと、考えることは山ほどあります。
その中で「10日ルール」を常に意識し、細かい書類を作成し続けるのは、並大抵のことではありません。
もし「もう変更届のことでヒヤヒヤしたくない」「本業に集中したい」と感じていらっしゃるなら、それは事務管理を他者に任せるタイミングかもしれません。
まとめ：遅れても誠実な対応を。次は「仕組み」で対策を
「10日ルールを過ぎてしまった」と気づいた瞬間は、誰でも血の気が引くものです。
しかし、今回お伝えしたように、まずは正直に報告し、速やかに「遅延理由書」を添えて提出することで、最悪の事態は避けることができます。
そして、さらに大切なのは、起きてしまったミスを悔やむことではなく、同じミスを繰り返さないための対策を講じることです。
事務仕事、一人で抱え込みすぎていませんか？
経営者にとって、事業所の運営はまさに「守るべきもの」との戦いです。
利用者さんの笑顔、スタッフの生活、そして事業の継続。
その責任感から、ついつい山のような書類仕事まで自分で抱え込んでしまいがちです。
しかし、毎年のように変わる法改正、自治体ごとに異なる複雑なルール、そして常に付きまとう「10日以内」という期限……。これらを経営の傍ら完璧にこなすのは、もはや「超人業」と言っても過言ではありません。
「安心」をアウトソーシングするという選択
もし、以下のようなストレスを抱えているなら、行政書士を「事務管理のパートナー」として活用することを検討してみてください。
- 「期限は大丈夫か？」と夜中にふと思い出して不安になる
- 行政の窓口担当者とのやり取りに、精神的なエネルギーを削られる
- スタッフの増減があるたびに、書類作成で休日が潰れる
変更届や加算の管理をプロに任せることは、単なる「外注」ではありません。
経営者が「本来取り組むべき経営や現場の指導に100％集中できる時間」を確保するための戦術です。
「今回の遅延理由書、これで大丈夫かな？」という小さな不安から、毎月の運営サポートまで、まずはお気軽にご相談ください。
あなたの事業所が、守りの事務ではなく、攻めの経営に専念できるよう全力でバックアップいたします。
